ПОРЯДОК реєстрації місця проживання та місця перебування фізичних осіб в Україні та зразків необхідних для цього документів

Про затвердження Порядку реєстрації місця проживання та місця перебування фізичних осіб в Україні та зразків необхідних для цього документів

Відповідно до статті 11 Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", статті 38 Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу", пункту 3, підпункту 20 пункту 4 Положення про Державну міграційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 405, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок реєстрації місця проживання та місця перебування фізичних осіб в Україні та зразків необхідних для цього документів, що додається.

2. Державній міграційній службі України (Ковальчук М.М.):

організувати вивчення цього Порядку працівниками органів Державної міграційної служби України і забезпечити неухильне дотримання його вимог;

забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МВС України від 13 квітня 2012 року № 321 "Про затвердження Інструкції з ведення реєстраційного обліку місця проживання та місця перебування фізичних осіб в Україні органами Державної міграційної служби України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22 червня 2012 року за № 1046/21358.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної міграційної служби України Ковальчука М.М.

 

---

 

 

ПОРЯДОК
реєстрації місця проживання та місця перебування фізичних осіб в Україні та зразків необхідних для цього документів

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Законів України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", "Про загальний військовий обов’язок і військову службу" та визначає процедуру реєстрації місця проживання та місця перебування осіб в Україні, зразки документів, необхідних для реєстрації і зняття з реєстрації місця проживання та місця перебування.

1.2. Реєстрація місця проживання або місця перебування особи - внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру про місце проживання або місце перебування особи із зазначенням адреси, за якою з особою може вестися офіційне листування або вручення офіційної кореспонденції.

Відомості про місце проживання та місце перебування особи вносяться до паспорта громадянина України, тимчасового посвідчення громадянина України, посвідки на постійне проживання, посвідки на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист (далі - паспортний документ), довідки про звернення за захистом в Україні.

1.3. Реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування здійснюється управліннями, відділами (секторами) Державної міграційної служби України (далі - ДМС України) в районах, районах у містах, містах обласного, республіканського (Автономної Республіки Крим) значення (далі - територіальний підрозділ ДМС України) у день подання особою документів. Реєстрація місця проживання особи може бути здійснена з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання.

1.4. Реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб, що проживають або перебувають у спеціалізованих соціальних установах, закладах соціального обслуговування та соціального захисту (далі - заклад/установа), здійснюється територіальним підрозділом ДМС України у взаємодії із закладом/установою відповідно до території обслуговування територіального підрозділу ДМС України.

1.5. Реєстраційний облік - обробка персональних даних про місце проживання та місце перебування осіб в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, зареєстрованих відповідно до чинного законодавства України (далі - картотека), здійснюється адресно-довідковими підрозділами головного управління (управління) міграційної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - адресно-довідковий підрозділ територіального органу ДМС України) та територіальними підрозділами ДМС України.

1.6. Ведення реєстраційного обліку місця проживання та місця перебування осіб в Україні (далі - реєстраційний облік) здійснюється територіальними підрозділами ДМС України та адресно-довідковими підрозділами територіальних органів ДМС України з дотриманням вимог законодавства про захист персональних даних.

Реєстраційний облік ведеться у межах обслуговування адміністративно-територіальної одиниці відповідного адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України або територіального підрозділу ДМС України.

У територіальному підрозділі ДМС України картотеки складаються з відомостей про реєстрацію у формі картки реєстрації особи (додаток 1) та адресної картки (додаток 2), а в адресно-довідковому підрозділі територіального органу ДМС України - талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні (додаток 3) та відомостей про реєстрацію місця проживання особи (додаток 4).

Картотеки повинні зберігатися в окремому приміщенні адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України або територіального підрозділу ДМС України у спеціальних шафах.

1.7. У приміщенні територіального підрозділу ДМС України або адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України, де розміщена картотека, можуть перебувати лише його працівники або особи, які здійснюють перевірку їх роботи.

1.8. Працівники адресно-довідкових підрозділів територіальних органів ДМС України і територіальних підрозділів ДМС України, які відповідно до своїх службових або трудових обов’язків мають або мали доступ до персональних даних, що містяться в картотеках, зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм довірено або які стали їм відомі під час виконання ними службових або трудових обов’язків.

1.9. Режим роботи адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України встановлюється керівником територіального органу ДМС України.

ІІ. Реєстрація місця проживання особи

2.1. Громадянин України, а також іноземець чи особа без громадянства, які постійно або тимчасово проживають в Україні, зобов’язані протягом десяти днів після прибуття до нового місця проживання зареєструвати місце проживання. Реєстрація місця проживання особи здійснюється в день подання особою документів.

2.2. Для реєстрації місця проживання особа або її законний представник подає до територіального підрозділу ДМС України:

письмову заяву про реєстрацію місця проживання (додаток 5);

документ, до якого вносяться відомості про місце проживання;

квитанцію про сплату державного мита або документ про звільнення від його сплати;

талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні (у разі зміни місця проживання в межах України). Талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні не подається у разі оформлення реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання;

документи, що підтверджують:

право на проживання в житлі - ордер, свідоцтво про право власності, договір найму (піднайму, оренди) або інші документи. У разі відсутності зазначених документів реєстрація здійснюється за згодою власника/співвласників житла, наймача та членів його сім’ї на реєстрацію місця проживання;

право на перебування або взяття на облік у закладі/установі - довідка про прийняття на обслуговування в спеціалізованій соціальній установі, закладі соціального обслуговування та соціального захисту особи (додаток 6), копія посвідчення про взяття на облік бездомної особи, форма якого затверджена наказом Міністерства соціальної політики України від 28 грудня 2011 року № 574 "Про деякі питання діяльності центру обліку бездомних громадян", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 січня 2012 року за № 84/20397;

проходження служби у військовій частині, адреса якої зазначається під час реєстрації, - довідка про проходження служби у військовій частині, видана командиром військової частини, зразок якої наведено в додатку 7 до цього Порядку;

військовий квиток або посвідчення про приписку (для громадян, які підлягають взяттю на військовий облік або перебувають на військовому обліку);

свідоцтво про народження або свідоцтво про належність до громадянства України, якщо реєструється місце проживання дитини, яка не досягла 16-річного віку;

заява про зняття особи з реєстрації місця проживання, форма якої наведена в додатку 8 до цього Порядку (у разі здійснення реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання).

2.3. Відомості про дітей віком до 14 років, місце проживання яких реєструється з батьками, вносяться до заяви одного з них. Особа, яка досягла 14-річного віку, подає заяву про реєстрацію місця проживання особисто.

При проживанні батьків за різними адресами для реєстрації місця проживання дитини, яка не досягла 14 років, разом з одним з батьків надається письмова згода другого з батьків та довідка адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України за місцем його проживання про те, що дитина не зареєстрована разом з ним.

Відомості про реєстрацію дитини, яка не досягла 14 років, вносяться до картки реєстрації того з батьків, з ким реєструється місце проживання дитини, та до адресної картки.

До адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України надсилаються відомості про реєстрацію місця проживання того з батьків, з ким реєструється місце проживання дитини, у графу 14 цих відомостей вноситься інформація про дитину (прізвище, ім’я, по батькові, стать, дата і місце народження).

2.4. У разі подання заяви законним представником особи додатково подаються:

документ, що посвідчує особу законного представника;

документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

Реєстрація місця проживання особи за заявою законного представника здійснюється за згодою інших законних представників.

2.5. Забороняється вимагати для реєстрації місця проживання подання особою інших документів.

2.6. Працівник територіального підрозділу ДМС України:

перевіряє належність паспортного документа особі, що його подала, правильність заповнення заяви про реєстрацію місця проживання та наявність документів, необхідних для реєстрації місця проживання, про що ним вчиняється відповідний запис у заяві;

реєструє прийняту заяву у Журналі обліку заяв про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи (додаток 9);

заповнює два примірники відомостей про реєстрацію місця проживання особи для надсилання до адресно-довідкового підрозділу та органу державної статистики, картку реєстрації особи та адресну картку, які після здійснення реєстрації протягом доби вміщуються до картотеки територіального підрозділу ДМС України;

вносить відомості до повідомлення про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування призовників та військовозобов’язаних (додаток 10), якщо особа є призовником або військовозобов’язаною. Відомості, внесені до цього повідомлення, раз на місяць до 5 числа надсилаються до військового комісаріату;

вносить відомості про реєстрацію місця проживання до паспортного документа та картки реєстрації особи шляхом проставлення в них штампа реєстрації місця проживання особи (далі - штамп реєстрації місця проживання), зразок якого наведено в додатку 3 до Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України, затвердженого наказом МВС України від 13 квітня 2012 року № 320, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 02 липня 2012 року за № 1089/21401;

видає дітям віком від 14 до 16 років довідки про реєстрацію місця проживання/перебування особи (додаток 11);

повертає особі паспортний документ та інші документи, що подавалися для реєстрації місця проживання.

2.7. У разі здійснення реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання до територіального підрозділу ДМС України, на території обслуговування якого було зареєстроване попереднє місце проживання особи, у той же день надсилається письмове повідомлення про зняття особи з реєстрації місця проживання (додаток 12) та талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні. У разі здійснення реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання в межах однієї адміністративно-територіальної одиниці (Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя) талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні до адресно-довідкового підрозділу не надсилається. У відомостях про реєстрацію місця проживання особи робиться відмітка "одночасно знято з реєстрації".

2.8. У паспортний документ особи, місце проживання якої реєструється з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання, територіальним підрозділом ДМС України спочатку проставляється штамп зняття з реєстрації місця проживання особи (далі - штамп зняття з реєстрації місця проживання), зразок якого наведено в додатку 4 до Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України, затвердженого наказом МВС України від 13 квітня 2012 року № 320, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 02 липня 2012 року за № 1089/21401, а потім штамп реєстрації місця проживання особи.

2.9. Якщо після здійснення реєстрації місця проживання особи з одночасним зняттям з реєстрації попереднього місця проживання буде встановлено, що особа не повідомила про реєстрацію місця проживання разом з нею неповнолітніх дітей, обидві дії скасовуються відповідно до розділу VІІ цього Порядку.

ІІІ. Зняття з реєстрації місця проживання особи

3.1. Зняття з реєстрації місця проживання особи здійснюється на підставі:

заяви про зняття особи з реєстрації місця проживання, яка подається особою або її законним представником;

судового рішення, яке набрало законної сили, про позбавлення права власності на житлове приміщення або права користування житловим приміщенням, про виселення, про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою;

свідоцтва про смерть;

паспорта або паспортного документа, що надійшов з органу державної реєстрації актів цивільного стану, або документа про смерть, виданого компетентним органом іноземної держави, легалізованого в установленому порядку;

інших документів, які свідчать про припинення:

підстав для перебування на території України іноземців та осіб без громадянства. Інформація територіального органу ДМС України або територіального підрозділу ДМС України, на території обслуговування якого зареєстровано місце проживання особи, про закінчення строку дії посвідки на тимчасове проживання або копія рішення про скасування посвідки на тимчасове проживання чи посвідки на постійне проживання в Україні;

підстав для проживання або перебування особи на обліку у закладі/установі (повідомлення про припинення підстав для проживання/перебування особи у спеціалізованій соціальній установі, закладі соціального обслуговування та соціального захисту) (додаток 13);

підстав на право користування житловим приміщенням (закінчення строку дії договору оренди, найму, піднайму житлового приміщення, строку навчання в навчальному закладі (у разі реєстрації місця проживання в гуртожитку навчального закладу на час навчання), відчуження житла та інших визначених законодавством документів).

Зняття з реєстрації на підставах, визначених в абзацах вісім та дев’ять пункту 3.1 цього розділу, здійснюється за клопотанням уповноваженої особи закладу/установи або за заявою власника/наймача житла або їх законних представників.

3.2. Зняття з реєстрації здійснюється в день звернення особи. Особа, яка досягла 14-річного віку, подає заяву про зняття з реєстрації місця проживання особисто. За заявою особи зняття з реєстрації місця проживання може бути здійснено одночасно з реєстрацією нового місця проживання.

3.3. У разі реєстрації місця проживання батьків за однією адресою при знятті з реєстрації одного з батьків разом з дитиною/дітьми до 14 років другий з батьків надає письмову згоду на зняття дитини/дітей з реєстрації місця проживання.

3.4. Зняття з реєстрації місця проживання дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, осіб, стосовно яких встановлено опіку чи піклування, здійснюється за погодженням з органами опіки і піклування.

3.5. Разом із заявою особа подає:

документ, до якого вносяться відомості про місце проживання. Якщо дитина не досягла 16 - річного віку, подається свідоцтво про народження або свідоцтво про належність до громадянства України

військовий квиток або посвідчення про приписку (для громадян, які підлягають взяттю на військовий облік або перебувають на військовому обліку).

У разі подачі заяви законним представником особи додатково подаються:

документ, що посвідчує особу законного представника;

документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

Зняття з реєстрації місця проживання особи за заявою законного представника здійснюється за згодою інших законних представників.

3.6. Працівник територіального підрозділу ДМС України:

перевіряє належність паспортного документа особі, що його подала, правильність заповнення заяви про зняття з реєстрації місця проживання та наявність документів, необхідних для зняття з реєстрації місця проживання, про що ним вчиняється відповідний запис у заяві про реєстрацію місця проживання особи;

реєструє прийняту заяву у Журналі обліку заяв про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи;

заповнює три примірники талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні, один з яких надсилає до адресно-довідкового підрозділу, другий - до органу державної статистики, а також вносить відомості про зняття з реєстрації особи до картки реєстрації особи та адресної картки, які після зняття з реєстрації протягом доби вміщуються до картотеки територіального підрозділу ДМС України;

вносить відомості про зняття з реєстрації особи до повідомлення про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування призовників та військовозобов’язаних, якщо особа є призовником або військовозобов’язаною. Відомості, внесені до цього повідомлення, раз на місяць до 5 числа надсилаються до військового комісаріату;

вносить відомості про зняття з реєстрації місця проживання до паспортного документа шляхом проставлення в ньому штампа зняття з реєстрації місця проживання;

повертає особі паспортний документ та третій примірник талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні.

3.7. Якщо зняття з реєстрації місця проживання здійснюється на підставі документів, зазначених в абзацах третьому - дев’ятому пункту 3.1 цього розділу, без надання паспортного документа особи, місця проживання якої знімається з реєстрації, відомості про зняття з реєстрації вносяться до паспортного документа особи при її зверненні для реєстрації нового місця проживання.

3.8. Зняття з реєстрації місця проживання в разі смерті особи здійснюється датою надходження до територіального підрозділу ДМС України документів, визначених в абзацах четвертому та п’ятому пункту 3.1 цього розділу.

IV. Реєстрація місця перебування особи

4.1. Реєстрація місця перебування особи здійснюється за заявою про реєстрацію місця перебування особи, форму якої наведено в додатку 14 до цього Порядку, яка подається особою або її законним представником.

4.2. Для реєстрації місця перебування особа або її законний представник разом із заявою подає:

паспортний документ або довідку про звернення за захистом в Україні. Якщо дитина не досягла 16-річного віку, подається свідоцтво про народження або свідоцтво про належність до громадянства України;

документи, що підтверджують:

право на перебування в житлі - свідоцтво про право власності, договір найму (піднайму, оренди) або інші документи. За їх відсутності реєстрація місця перебування здійснюється за згодою власника/співвласників житла або їх уповноважених органів, наймача та членів його сім’ї;

право на перебування у закладі/установі або взяття на облік бездомних осіб - довідка про прийняття на обслуговування в такому закладі/установі, копія посвідчення про взяття на облік бездомної особи;

свідоцтво про народження або свідоцтво про належність до громадянства України, якщо реєструється місце перебування дитини, яка не досягла 16-річного віку.

4.3. Відомості про дітей віком до 14 років, місце перебування яких реєструється з батьками, вносяться до заяви одного з них. Особа, яка досягла 14-річного віку, подає заяву про реєстрацію місця перебування особисто.

4.4. У разі подання заяви законним представником особи додатково подаються:

документ, що посвідчує особу законного представника;

документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

Реєстрація місця перебування особи за заявою законного представника здійснюється за згодою інших законних представників.

4.5. Працівник територіального підрозділу ДМС України:

перевіряє належність паспортного документа особі, що його подала, правильність заповнення заяви про реєстрацію місця перебування особи та наявність документів, необхідних для реєстрації місця перебування, про що ним вчиняється відповідний запис у зазначеній заяві;

реєструє прийняту заяву у Журналі обліку заяв про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи;

заповнює один примірник відомостей про реєстрацію місця перебування особи (додаток 15) для надсилання до адресно-довідкового підрозділу;

вносить відомості про реєстрацію місця перебування особи до повідомлення про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/ перебування призовників та військовозобов’язаних, якщо особа є призовником або військовозобов’язаною. Відомості, внесені до цього повідомлення, раз на місяць до 5 числа надсилаються до військового комісаріату;

уносить відомості про реєстрацію місця перебування до паспортного документа шляхом проставлення в ньому штампа реєстрації місця перебування, форму якого наведено в додатку 16 до цього Порядку;

повертає особі паспортний документ та інші документи, що подавалися для реєстрації місця перебування.

V. Зняття з реєстрації місця перебування особи

5.1. Зняття з реєстрації місця перебування особи здійснюється на підставі повідомлення про зняття з реєстрації місця перебування особи, форму якого наведено в додатку 17 до цього Порядку.

Повідомлення може бути надіслано як поштою, так і подано особисто заявником, або його законним представником, або уповноваженою особою закладу/установи до органу реєстрації. Особа, яка досягла 14-річного віку, повідомляє про зняття з реєстрації місця перебування особисто.

5.2. Відмітка про зняття з реєстрації місця перебування до паспортного документа не вноситься.

5.3. Працівник територіального підрозділу ДМС України:

реєструє повідомлення у Журналі обліку заяв про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи;

надсилає до адресно-довідкового підрозділу копію повідомлення про зняття з реєстрації місця перебування особи для вилучення відомостей про реєстрацію місця перебування особи. Якщо особа не повідомила про зняття її з реєстрації місця перебування, відомості про реєстрацію місця перебування вилучаються з картотеки адресно-довідкового підрозділу через місяць після закінчення строку реєстрації місця перебування;

вносить відомості до повідомлення про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування призовників та військовозобов’язаних, якщо особа є призовником або військовозобов’язаною. Відомості, внесені до цього повідомлення, раз на місяць до 5 числа надсилаються до військового комісаріату.

VІ. Перереєстрація місця проживання або місця перебування особи

6.1. У разі внесення під час реєстрації помилкових відомостей про особу особа або її законний представник подає до територіального підрозділу ДМС України достовірні відомості.

6.2. На підставі поданих особою або її законним представником відомостей працівник територіального підрозділу ДМС України в той самий день вносить необхідні зміни до паспортного документа та протягом семи днів до реєстраційного обліку.

У паспортному документі помилково внесені відомості скасовуються шляхом внесення запису "скасовано", підпису керівника територіального підрозділу ДМС України та печатки територіального підрозділу ДМС України.

6.3. У відомостях про реєстрацію місця проживання/перебування особи або в талоні зняття з реєстрації місця проживання в Україні проставляється відмітка "уточнення відомостей", а в картку реєстрації особи та адресну картку вносяться виправлення із зазначенням дати їх внесення.

VІІ. Скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи

7.1. Реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи скасовується в разі їх проведення з порушенням вимог законодавства.

7.2. У разі виявлення такого порушення керівник територіального підрозділу ДМС України проводить перевірку підстав реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи, за її результатами складає висновок та приймає рішення про скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи. Копія цього висновку надсилається керівнику головного управління (управління) міграційної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі -територіальний орган ДМС України) для здійснення контролю.

7.3. Про прийняте рішення особі надсилається письмове повідомлення, в якому зазначаються підстави його прийняття. Особу запрошують на прийом до територіального підрозділу ДМС України для внесення відповідних відомостей до паспортного документа.

7.4. Відомості про скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи вносяться до карток реєстрації особи, адресних карток та паспортного документа шляхом внесення запису "скасовано" на штамп, що був внесений до цих документів з порушенням законодавства (штамп реєстрації місця проживання, або штамп реєстрації місця перебування, або штамп зняття з реєстрації місця проживання).

7.5. До реєстраційного обліку адресно-довідкового підрозділу надсилаються змінені відомості про реєстрацію місця проживання/перебування особи або талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні з відміткою "скасування попередніх відомостей".

VІІІ. Надання відомостей про реєстрацію місця проживання/перебування особи

8.1. Відомості про місце проживання/перебування особи та інші персональні дані особи надаються адресно-довідковими підрозділами територіальних органів ДМС України і підрозділами ДМС України за запитами осіб, органів державної влади, підприємств, установ, організацій, закладів щодо доступу до персональних даних за формою, наведеною в додатку 18 до цього Порядку (далі - запити), та оформлюються відповідно до частини четвертої статті 16 Закону України "Про захист персональних даних" за умови згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих персональних даних, або відповідно до вимог закону.

8.2. Запити реєструються в журналі обліку запитів осіб, органів державної влади, підприємств, установ, організацій, закладів щодо доступу до персональних даних, які надходять до адресно-довідкового підрозділу (додаток 19) (далі - журнал обліку запитів).

8.3. Запити розглядаються в порядку та строк, установлені Законом України "Про захист персональних даних".

8.4. Відомості про місце проживання/перебування особи та її персональні дані на запити органів державної влади, підприємств, установ, організацій, закладів (далі - юридичні особи) надаються протягом тридцяти календарних днів з дня їх надходження, якщо інше не передбачено законом. Письмові запити правоохоронних органів за наявності підстав, передбачених законодавством, розглядаються протягом 72 годин, запити з позначкою "терміново" - негайно.

8.5. Адресно-довідковими підрозділами відповіді на запити юридичних осіб надаються шляхом проставлення і заповнення відповідних штампів, зразки яких наведено в додатку 20 до цього Порядку, на відривному корінці запиту, який повертається ініціатору запиту. Штампи заповнюються чітко, розбірливо, підписуються виконавцем, або проставляється його особистий штамп.

Про надані відомості робиться відповідний запис у журналі обліку запитів.

8.6. У разі наявності в картотеці декількох карток реєстрації особи, талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомостей про реєстрацію місця проживання особи з однаковими установчими даними і відсутності в запиті повних даних його ініціаторові повідомляється про необхідність надання додаткових даних про особу.

8.7. При виконанні запитів правоохоронних органів, які містять недостатню інформацію про запитувану особу, а повні дані не можуть бути надані з об’єктивних причин, працівники територіального підрозділу ДМС України або адресно-довідкового підрозділу проводять вибірку інформації стосовно всіх осіб згідно з наявними даними.

При цьому вони мають обов’язково використовувати знання алфавіту, особливості побудови картотеки та враховувати всі наявні дані щодо запитуваної особи, передбачати можливі варіанти зміни прізвища, імені та по батькові, а саме:

прізвища можуть бути написані в різних відмінках;

закінчення прізвищ на "сон", "манн" можуть бути замінені відповідно на "со", "ма"; "ко" - на "ку"; "на" - на "ну" тощо;

ім’я перейшло на прізвище без будь-яких змін, а за запитом це встановити неможливо;

ім’я написане в скороченому, розмовному або іншому варіантах.

У разі наявності в картотеці одного або двох талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомостей про реєстрацію місця проживання осіб на осіб з подібними даними надаються відомості з приміткою: "Уточніть, чи є ця особа особою, установлюваною вами".

8.8. Довідки про реєстрацію місця проживання/місця перебування особи надаються за запитом самої особи або її законного представника, а також іншої особи (додаток 21) за умови надання особою, щодо якої запитується інформація, згоди на надання інформації про неї.

8.9. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів.

8.10. На час вилучення з картотеки картки реєстрації особи, адресної картки, талона або відомостей на період виконання запиту працівник територіального підрозділу ДМС України, адресно-довідкового підрозділу повинен укласти до картотеки іменну закладку.

ІХ. Ведення реєстраційного обліку адресно-довідковими підрозділами

9.1. Територіальні підрозділи ДМС України подають до адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомості про реєстрацію місця проживання осіб із супровідним листом, зразок якого наведено в додатку 22 до цього Порядку, не рідше одного разу на тиждень.

Супровідні листи того самого дня реєструються в книзі обліку надходження талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб (додаток 23) для кожного територіального підрозділу ДМС України окремо.

9.2. Після реєстрації проводиться первинна обробка талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб, під час якої перевіряються їх оформлення та здійснюється їх підбір за алфавітом. Після цього талони та відомості про реєстрацію місця проживання осіб передаються для розкладання до картотеки.

У разі їх неправильного або нерозбірливого заповнення робляться копії талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомостей про реєстрацію місця проживання осіб, а оригінали після реєстрації в журналі обліку талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб, що повертаються на переоформлення до територіальних підрозділів ДМС України (додаток 24), повертаються на переоформлення. До копії талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб вноситься відмітка про надіслання оригіналів на переоформлення із зазначенням дати надсилання, після чого вони розкладаються в картотеку. Наявні в картотеці талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомості про реєстрацію місця проживання осіб не вилучаються, а до них вноситься відмітка про надходження талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомостей про реєстрацію місця проживання осіб, які надіслано на переоформлення.

Територіальні підрозділи ДМС України зобов’язані протягом 48 годин з дня одержання повернутих талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомостей про реєстрацію місця проживання осіб внести в них виправлення або оформити новий талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні або відомості про реєстрацію місця проживання осіб і повернути їх до адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України з проставленням реєстраційного номера цього адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України.

9.3. Обробка і розкладка талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб у картотеку здійснюються працівниками адресно-довідкового підрозділу протягом 72 годин з дня їх надходження.

9.4. Талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомості про реєстрацію місця проживання осіб підбираються і розкладаються в картотеку в алфавітному порядку. Алгоритм розкладання талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб (далі - алгоритм) наведений у додатку 25 до цього Порядку.

9.5. Відомості про реєстрацію місця проживання осіб зберігаються в картотеці до надходження талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні стосовно цих осіб, після чого вилучаються і знищуються.

Талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні зберігаються в картотеці до надходження відомостей про реєстрацію місця проживання осіб за новим місцем проживання або протягом шести років, після чого вилучаються і знищуються.

Талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні, що складені стосовно громадян у зв’язку зі зміною прізвища, імені або по батькові, зберігаються протягом двадцяти років, після чого вилучаються і знищуються.

9.6. Відомості про реєстрацію місця проживання особи, які направлено стосовно осіб у зв'язку з переїздом з одного району до іншого для проживання в межах Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, вкладаються до картотеки з одночасним вилученням та знищенням талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні за попереднім місцем проживання.

Якщо в картотеці відсутній талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні, то до територіального підрозділу ДМС України, указаного в графі "Звідки прибув (прибула) і коли" відомостей, надсилається відповідне повідомлення щодо з’ясування факту зняття з реєстрації особи. Відомості про реєстрацію місця проживання особи вкладаються в картотеку з позначкою про відсутність талона "н/з".

9.7. Відомості про реєстрацію місця проживання особи, надіслані стосовно осіб у зв’язку із заміною паспорта, назви вулиць, нумерації будинків, іншими уточненнями, звіряються з попередніми відомостями про реєстрацію місця проживання особи та вкладаються до картотеки з одночасним вилученням попередніх відомостей про реєстрацію місця проживання особи, що були в картотеці.

9.8. Талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні, складені стосовно осіб, що вибули до нового місця проживання, а також на померлих, ретельно звіряються з відомостями, які наявні в картотеці на відповідних осіб. У разі виявлення розбіжностей у відомостях про особу талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні повертається до територіального підрозділу ДМС України для усунення розбіжностей.

Якщо в картотеці відсутні відомості про реєстрацію місця проживання особи, талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні повертається до територіального підрозділу ДМС України, що його склав, для перевірки. Після підтвердження правильності його заповнення талон зняття з реєстрації місця проживання в Україні з позначкою "н/р", яка означає, що відомостей про реєстрацію місця проживання особи немає, вкладається до картотеки.

9.9. У разі надходження талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні стосовно особи, відносно якої в картотеці наявні відомості про реєстрацію місця проживання особи із вказаним у них іншим місцем проживання, відомості про реєстрацію місця проживання особи вилучаються лише після встановлення причини виникнення розбіжностей. Для з’ясування невідповідностей робиться запит до відповідного територіального підрозділу ДМС України.

9.10. Талони зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомості про реєстрацію місця проживання особи стосовно іноземців та осіб без громадянства (з наявністю в лівому верхньому куті аркуша літери "і") розкладаються в загальну адресно-довідкову картотеку.

9.11. Про всі випадки повернення талонів зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб, уточнення даних, виявлення розбіжностей інформації в талонах зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостях про реєстрацію місця проживання осіб, несвоєчасної їх подачі до адресно-довідкового підрозділу територіального органу ДМС України, зазначені в пунктах 9.5, 9.6, 9.8, 9.9 цього розділу, щомісяця складається довідка про перевірки та уточнення відомостей у талонах зняття з реєстрації місця проживання в Україні та відомостей про реєстрацію місця проживання осіб (додаток 26), яка подається керівництву територіального органу ДМС України.

Х. Ведення реєстраційного обліку територіальними підрозділами ДМС України

10.1. Картки реєстрації особи та адресні картки, що заповнюються під час реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання, зберігаються в картотеці територіального підрозділу ДМС України за адресами реєстрації місця проживання - населений пункт, вулиця, номер будинку, номер квартири.

10.2. Картки реєстрації осіб, чиє місце проживання знято з реєстрації, вміщуються до архівної картотеки, яка зберігається постійно.

 

---

 

 

КАРТКА
реєстрації особи

 

---

 

АДРЕСНА КАРТКА

вул. ____________________________________________, буд. № ___,корп. ___, кв. ______

_____________________________________________________________________________
                                                               (назва населеного пункту)