Внесено зміни до Правил ведення нотаріального діловодства
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
20.12.2012 м. Київ №
1909/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2012 р. за
№ 2140/22452
Про внесення зміни
до Правил ведення
нотаріального
діловодства
Відповідно до статті 14 Закону України “Про нотаріат”
та з метою дотримання Переліку типових документів, що створюються під час
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,
підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів,
затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року №
578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за №
571/20884,
НАКАЗУЮ:
Внести зміну до Правил ведення нотаріального
діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня
2010 року № 3253/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010
року за № 1318/18613 (із змінами), виклавши додаток 32 в новій редакції, що
додається.
Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування
центрального засвідчувального органу (Чижмарь К. І.) забезпечити подання цього
наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03
жовтня 1992 року № 493 “Про державну реєстрацію нормативно-правових актів
міністерств та інших органів виконавчої влади”.
Начальникам головних
управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в
областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього
наказу.
Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2013 року.
Перший
заступник Міністра
І.І. Ємельянова
Додаток 32
до Правил ведення нотаріального
діловодства
(у редакції наказу Міністерства юстиції України
від 20 грудня
2012 року № 1909/5)
Типова
номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріусаІндекс
справи
Заголовок справи (наряду) (тому, частини) Кіль-кість справ
(томів, частин) Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за
переліком
перелікомстатті за переліком Примітка
1 2 3 4 5
01 -
Адміністративно-господарська діяльність
01-01 Накази Міністерства юстиції
України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та
Севастополі з питань основної діяльності та з особового складу, надіслані до
відома Доки не мине потреба
01-02 Нормативно-правові акти щодо здійснення
нотаріальної діяльності, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи
До заміни новими ст. 20-б
01-03 Накази приватного нотаріуса з кадрових
питань1 75 років ст. 16-б 1 Про прийняття на роботу, переміщення за посадою,
переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміна
біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці,
нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток
для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати
01-04
Накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з
адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку
зберігання1 5 років ст. 16-б, ст. 16-в 1 Про короткострокові відрядження в межах
України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та
відпусток у зв’язку з навчанням
1 2 3 4 5
01-05 Протоколи оперативних
нарад державної нотаріальної контори 5 років ЕПК ст. 13
01-06 Документи
(довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок державної
нотаріальної контори, приватного нотаріуса 10 років ст. 76-а
01-07 Документи
(довідки, аналітичні відомості тощо) з узагальнення нотаріальної практики Доки
не мине потреба
01-08 Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку,
зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів та
спеціальних бланків інформаційної системи Міністерства юстиції України 3 роки
ст.119
01-09 Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки
тощо) щодо внесення відомостей до Єдиних та Державних реєстрів інформаційної
системи Міністерства юстиції України та надання інформації за даними Єдиних та
Державних реєстрів 3 роки
01-10 Документи з грифом “Для службового
користування” ЕК
01-11 Плани роботи державних нотаріальних контор та звіти
про їх виконання 5 років ст. 157-б, ст. 302-г
01-12 Статистичні звіти про
вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита, плати за вчинення
нотаріальних дій тощо До ліквідації ст. 302-б
1 2 3 4 5
01-13 Особові
рахунки працівників 75 років ст. 317-а
01-14 Первинні документи і додатки до
них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для
записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові,
банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки
банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти
про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з
обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) 3
роки1 ст. 336 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з
питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади,
державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного
сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів
усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне
майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за
сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення
спорів (суперечок), порушень кримінальних справ, відкриття судами провадження у
справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення
01-15 Документи
(акти, квитанції) про знищення печаток і штампів 3 роки ст. 1025, ст.1026
01-16 Листування з юридичними та фізичними особами з питань вчинення
нотаріальних дій 3 роки ст. 24, ст.26
01-17 Особові справи осіб, які
перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом 75 років ст. 493-в
01-18 Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені
при зміні завідувача державної нотаріальної контори, особи, відповідальної за
ведення нотаріального діловодства До ліквідації ст. 45-а
1 2 3 4 5
01-19
Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при
заміщенні приватного нотаріуса, зупиненні нотаріальної діяльності приватного
нотаріуса тощо До ліквідації ст. 45-а
01-20 Журнал реєстрації фактів
заміщення нотаріуса 75 років
01-21 Книга реєстрації наказів з кадрових
питань 75 років ст. 121-б Перехідна
01-22 Книга реєстрації наказів з
адміністративно-господарських питань 5 років ст. 121-в Перехідна
01-23 Журнал
реєстрації вхідних документів 3 роки ст.122
01-24 Журнал реєстрації вихідних
документів 3 роки ст. 122
01-25 Книга обліку оприбуткування спеціальних
бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України 75 років
Перехідна
01-26 Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних
дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального
архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса 3 роки Перехідний
01-27 Журнал обліку відбитків печаток та штампів До ліквідації ст. 1033
Перехідний
01-28 Розносна книга для місцевої кореспонденції 1 рік1 ст. 128
1Після закінчення книги
1 2 3 4 5
01-29 Книга обліку літератури До
ліквідації ст. 805 Перехідна
01-30 Документи (запити, вимоги, заяви, витяги,
інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме
майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових
прав на нерухоме майно 3 роки
02 - Вчинення нотаріальних дій
02-01
Договори відчуження житлових будинків та документи, на підставі яких вони
посвідчувались 75 років ЕПК
02-02 Договори відчуження земельних ділянок та
документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК
02-03 Договори
відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років
ЕПК
02-04 Договори відчуження іншого нерухомого майна та документи, на
підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК
02-05 Договори довічного
утримання (догляду) та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років
ЕПК
02-06 Договори про приватизацію державного чи комунального майна та
документи, на підставі яких вони посвідчувались 75 років ЕПК
02-07 Договори
про заставу (іпотеку) майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались
75 років ЕПК
02-08 Договори відчуження транспортних засобів та документи, на
підставі яких вони посвідчувались 25 років
1 2 3 4 5
02-09 Договори
оренди земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувались 75
років ЕПК
02-10 Інші договори (засновницькі договори, установчі акти,
договори відчуження рухомого майна, оренди, позики, управління майном тощо) 75
років ЕПК
02-11 Шлюбні договори 75 років ЕПК
02-12 Заповіти (у тому
числі секретні заповіти) 75 років ЕПК
02-13 Спадкові договори та документи,
на підставі яких вони посвідчувалися 75 років ЕПК
02-14 Спадкові справи 75
років ЕПК
02-15 Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за
якими припинено провадження 75 років ЕПК
02-16 Заяви від батьків про їх
згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей та заяви від неповнолітніх осіб
віком від 14-ти до 18-ти років про їх згоду на виїзд на постійне місце
проживання за кордон 5 років
02-17 Звернення фізичних та юридичних осіб та
результати їх розгляду 5 років1 ст.82-б 1 У разі неодноразового звернення – 5
років після останнього розгляду
02-18 Довіреності із зазначенням строку їх
дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення) 3 роки1 1У разі
скасування – після закінчення строку їх дії
02-19 Довіреності без зазначення
строку їх дії Постійно1 1У разі скасування – 3 роки після їх скасування
02-20
Копії виконавчих написів та документи, на підставі яких вони вчинені 3 роки
1 2 3 4 5
02-21 Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються
у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса 3 роки
02-22
Документи (у тому числі заяви, описи, свідоцтва), прийняті на зберігання 75
років ЕПК
02-23 Документи (заяви, повідомлення тощо) про прийняття в депозит
або повернення з депозиту грошових сум і цінних паперів 10 років1 1Після
повернення з депозиту
02-24 Документи (заяви, свідоцтва) про передачу заяв
фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам 3 роки
02-25
Свідоцтва про посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебуває у певному
місці, свідоцтва про час пред'явлення документа 3 роки
02-26 Свідоцтва
виконавцю заповіту, протоколи про оголошення секретних заповітів та документи до
них тощо 75 років
02-27 Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів
(аукціонів) 75 років
02-28 Опис майна фізичної особи, яка визнана безвісно
відсутньою або місцеперебування якої невідомо, та договори на управління
спадщиною 75 років ЕПК
02-29 Протести векселів та документи (заяви,
повідомлення тощо), на підставі яких вони вчинені 5 років
02-30 Акти про
морські протести та документи до них 3 роки
02-31 Постанови про відмову у
вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних
дій 5 років
1 2 3 4 5
02-32 Документи (постанови, ухвали, повідомлення
тощо) по накладенню і зняттю заборон та арештів відчуження нерухомого та
рухомого майна 75 років
02-33 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій
Постійно ст.27
02-34 Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого
майна 75 років Перехідна
02-35 Алфавітна книга обліку інших договорів 75
років Перехідна
02-36 Алфавітна книга обліку заповітів 75 років
Перехідна
02-37 Алфавітна книга обліку договорів довічного утримання
(догляду) 75 років Перехідна
02-38 Книга обліку і реєстрації спадкових справ
75 років Перехідна
02-39 Алфавітна книга обліку спадкових справ 75 років
Перехідна
02-40 Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та
рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими
органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів 75 років
Перехідні
02-41 Алфавітна книга обліку реєстрації заборон відчуження
нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами,
слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів 75 років
Перехідна
02-42 Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового
майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно
відсутньою, або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме 75
років Перехідна
02-43 Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони
спадкового майна 75 років Перехідна
1 2 3 4 5
02-44 Книга обліку
депозитних операцій 10 років
02-45 Книга обліку договорів на управління
спадщиною 75 років ЕПК Перехідна
02-46 Книга обліку особових рахунків
депонентів 10 років
02-47 Журнал реєстрації звернень, що надійшли під час
прийому фізичних та юридичних осіб 5 років ст.124
02-48 Документи (картки,
повідомлення, відомості) щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову
операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, та документи, що стосуються
ділових відносин з клієнтом 5 років1 ст.336 1Після завершення ділових відносин,
завершення операції строк зберігання може бути продовжений
02-49 Квитанційні
книжки про прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів 10 років
03-Архів
03-01 Паспорт архіву 3 роки1 ст. 131 1Після заміни
новим
03-02 Справа фонду (історична довідка, акти приймання-передавання
документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану
документів, акти про вилучення документів для знищення, акти про нестачу й
невиправні пошкодження документів, акти про видачу справ у тимчасове
користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів) До ліквідації ст.
130
03-03 Описи справ постійного зберігання Постійно ст. 137-а
03-04
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання 3 роки1 ст. 137-б 1Після
знищення справ
03-05 Описи спадкових справ тривалого (понад 10 років)
зберігання 3 роки1 ст. 137-б 1Після знищення справ
1 2 3 4 5
03-06 Описи
справ з кадрових питань 3 роки1 ст. 137-б 1Після знищення справ
03-07 Книга
обліку видачі документів з архіву для ознайомлення 1 рік1 ст. 140 1Після
закінчення книги та повернення документів до архіву
03-08 Номенклатура справ
державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса 5 років1 ст. 112 1Після
заміни новою та за умови складання зведених описів справ
Методичні рекомендації щодо застосування Типової
номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного
нотаріуса
1. Типова номенклатура справ державної нотаріальної
контори та приватного нотаріуса установлює типовий склад справ, що утворюються в
діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі – Типова
номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків
їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура складена на
основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та
приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у
веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і
формуванні справ, а також відборі документів для знищення.
2. Незалежно
від наявності Типової номенклатури кожна державна нотаріальна контора і кожний
приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ (далі –
номенклатура справ).
Для визначення строків зберігання документів у
Типовій номенклатурі використано Перелік типових документів, що створюються під
час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших
установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затверджений наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року №
578/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції 17 квітня 2012 року за № 571/20884
(далі – Перелік типових документів).
3. Приватні нотаріуси, які
зареєстрували приватну нотаріальну діяльність у поточному році, складають
номенклатуру справ з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному
окрузі.
З Типової номенклатури в номенклатуру справ переносяться справи
(наряди), реєстри, книги, журнали тощо. Не допускається включення до
номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.
При складанні
номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою,
переносяться до номенклатури справ і не можуть бути скорочені.
4.
Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документація має тривале практичне
значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або
приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.
Для справ,
сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине
потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.
5. Строк
зберігання “До ліквідації” означає, що документи безстроково зберігаються в
державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса, а у разі ліквідації
документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів
ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до
державних нотаріальних архівів.
6. Позначка “ЕПК”, яку встановлено в
номенклатурі справ для деяких видів документів, означає, що частина таких
документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх
цінності повинна вноситися до Національного архівного фонду (далі – НАФ).
Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою “ЕПК”
приймаються експертно-перевірною комісією державного архіву.
При
складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені у графі
“Примітка” Типової номенклатури.
Форма номенклатури справ державної
нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової
номенклатури.
7. При заповненні граф номенклатури справ державної
нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення
(арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ складається з індексу напряму
діяльності і порядкового номера справи.
Наприклад: 02-08, де 02 –
найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в
межах розділу.
У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен
відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.
Основною частиною
заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в
номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У
заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період,
за який створено документи.
Усі документи з грифом “Для службового
користування” формуються в одну справу.
Після закінчення діловодного
року справа “Документи з грифом “Для службового користування” переглядається
поаркушно. Документи тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі,
формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково
включається до номенклатури справ.
Якщо у справі “Документи з грифом
“Для службового користування” містяться тільки документи тимчасового зберігання,
вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється
відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій
справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання”
закреслюється, і зазначається уточнений строк зберігання.
Справи з
питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до
номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним
індексом.
Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення
діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася в минулому
діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому
записі, який оформляється після закінчення діловодного року.
У четвертій
графі вказуються строки зберігання кожної справи.
У п'ятій графі
робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні
справи тощо.
8. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається
підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично
заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача
державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.
Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий
підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ,
надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного
нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого
(понад 10 років) зберігання.
9. Номенклатура справ погоджується з
відповідним державним нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на
п'ять років.
Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший
примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді) контори,
приватного нотаріуса, а другий примірник передається до державного нотаріального
архіву). Номенклатура справ щороку, не пізніше грудня, переглядається,
уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого
затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один
діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.
Схвалено
Протокол Центральної експертно-перевірної
комісії
Державної архівної служби України
06.12.2012 № 5
