Щодо порядку нотаріального оформлення документів для дії за кордоном

Дмитро Крамаренко,  виконавчий директор “Української Правничої Колегії”, адвокат

Процес входження України до європейського й світового співтовариства, розширення й поглиблення її міжнародних зв’язків, нові хвилі трудової міграції з України об’єктивно висувають на порядок денний питання активізації й удосконалення захисту прав і законних інтересів громадян України за кордоном. Такий захист завжди супроводжується оформленням різного роду документів, в тому числі нотаріальних, для подання до зарубіжних юридичних установ. Потреба в оформленні документів для дії за кордоном (далі – ДДЗ) дедалі частіше виникає і в іноземців та осіб без громадянства, які постійно чи тимчасово мешкають в Україні. Такі тенденції, звичайно, вимагають чіткішої правової регламентації оформлення та видачі ДДЗ. Неабиякою запорукою успіху  в цьому є взаємодія і координація зусиль відповідних державних і громадських структур, зокрема Мін’юсту, МЗС, УНП, фахівців із права, як теоретиків, так і практиків – вчених, нотаріусів, консулів, адвокатів.  До проблеми правового регулювання порядку оформлення та видачі ДДЗ у незалежній Україні в різні роки підходили по-різному. В перші роки незалежності, коли правова реформа тільки-но розпочиналася, цей порядок в основному базувався на нормативних документах загального характеру – Законі України «Про нотаріат» від 02.09.1993 та затвердженої Наказом Мін’юсту від 14.06.1994 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Для практичної реалізації ст. 48 Закону, яка передбачала різні форми вчинення нотаріальних дій, наказом Мін’юсту від 07.02.1994 були затвердженні Форми реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах, серед яких спеціально були виділені «закордонні» форми (№№ 69–83). Іноді для вирішення виключно процедурних і технічних питань державні нотаріуси, які на той час мали виняткове право на нотаріальне оформлення ДДЗ, ще за звичкою шукали відповіді в такому документі, як Інструктивні вказівки Мін’юсту СРСР від 04.05.1984 «Щодо нотаріального оформлення від імені радянських громадян, підприємств, установ та організацій документів, призначених для дії за кордоном» – для свого часу досить чіткого і детального роз’яснювального правового інструменту, деякі положення якого могли б бути корисними й для нотаріального процесу незалежної України. З часом Мін’юст, розуміючи це, а також відчуваючи недостатність регламентації порядку нотаріального оформлення ДДЗ, розробляє і публікує в «Інформаційному віснику нотаріату» № 1 за 1998 р. свої «Роз’яснення щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ та організацій України документів, призначених для дії за кордоном», що, безперечно, позитивно вплинуло на роботу нотаріусів, особливо приватних, які до видання Указу Президента України «Про врегулювання діяльності нотаріату в України» від 23.08.1998 права на оформлення ДДЗ не мали. Цьому певним чином сприяло також затвердження Мін’юстом 03.03.2004 нової Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а 10.012005 – нових Форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на правочинах і засвідчуваних документах.  Проте, зазначена правова і методична база для діяльності нотаріусів у міжнародній сфері не забезпечувала і не забезпечує належного рівня оформлення і видачі ДДЗ. Це чітко розуміють, зокрема, в Мін’юсті та УНП. Тому ці структури, особливо останнім часом, вдаються до помітних практичних кроків для поліпшення ситуації. Так, триває активна робота над новою редакцією Закону України «Про нотаріат», яка відповідала би міжнародним стандартам. 22.12.2010 затверджені нові Правила ведення нотаріального діловодства з численними додатками форм документів та посвідчувальних написів. Департаментом нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу були опубліковані у «Практичному посібнику для нотаріусів» за 2011 р. «Узагальнення практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 р.». Кілька місяців тому був проведений «круглий стіл» за участі фахівців Мін’юсту, МЗС, УНП, спеціалізованих адвокатських об’єднань, на якому особлива увага була приділена проблемі нотаріального оформлення ДДЗ. Ця тема також обговорювалася на семінарі для нотаріусів в Луганську 24.11.2011, організуваному УНП спільно з Інститутом підвищення кваліфікації працівників органів нотаріату.  В цих зібраннях брали участь і представники «Української Правничої Колегії» – спеціалізованого об’єднання адвокатів з іноземних справ, що протягом майже 20 років здійснює практичну діяльність у наданні правової допомоги громадянам України за кордоном у вирішенні спадкових, компенсаційних, пенсійних, сімейних  та інших справ, так чи інакше пов’язаних з оформленням ДДЗ, і проводить значну аналітичну роботу в цьому напрямі. Практичний досвід, набутий, зокрема, в процесі ділового спілкування з нотаріусами, теоретичні напрацювання й аналітичні висновки фахівців «Української Правничої Колегії» дозволяють їм скласти певну узагальнену експертно-правову думку щодо порядку нотаріального оформлення в Україні ДДЗ та викласти її публічно з метою обговорення і можливого врахування при розробці й прийнятті Мін’юстом нових, досконаліших нормативно-правових актів та методичних рекомендацій. На цих зібраннях представники «Української Правничої Колегії» підкреслювали нагальну потребу в таких актах і представили відповідні напрацювання, які викладаються нижче. ДДЗ оформлюються і видаються різними державними і недержавними установами та організаціями України в межах їхніх законних повноважень, у тому числі державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу. З питань оформлення та видачі ДДЗ до нотаріусів, як і до інших держаних і недержавних структур України, можуть звертатися безпосередньо або через своїх представників громадяни України, іноземці, особи без громадянства, вітчизняні й іноземні юридичні особи. Таке право іноземців та осіб без громадянства, які перебувають в Україні на законних підставах, випливає із загальних положень, закріплених в ст. 26 Конституції України, та спеціальних положень, що містяться в ст. 22 Закону України «Про правовій статус іноземців та осіб без громадянства» і ст. 43 Закону України «Про нотаріат».   При нотаріальному оформленні ДДЗ встановлення особи здійснюється за паспортом або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся по вчинення нотаріальної дії (паспорт  громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорти, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи). Однак, слід пам’ятати, що згідно з Наказом Міністерства юстиції від 15.06.2009 за № 1062/5 посвідчення водія, посвідчення особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.  Нотаріальні ДДЗ поділяються на такі дві основні категорії: ті, які оформлюється за формою та змістом, передбаченими лише чинним українським законодавством, і ті, при оформленні яких враховуються також вимоги іноземного права. Нотаріальне провадження і в першому, і в другому випадках здійснюється у відповідності до загальних приписів, закріплених у Законі України "Про нотаріат" та Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а також згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства, а у другому випадку – ще й з урахуванням положень спеціальної статті Закону України "Про нотаріат" (ст. 98), згідно з якою нотаріуси повинні приймати документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняти посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси керуються також Законом України «Про міжнародне приватне право» і в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права та чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України. Зі змісту цих документів випливає, що перед оформленням ДДЗ нотаріуси повинні встановити зміст норм іноземного права згідно з офіційним їхнім тлумаченням та практикою їхнього застосування у відповідній іноземній державі й впевнитися в тому, що ці норми не суперечать українському законодавству. Коли таку проблему вирішує нотаріус, який не володіє достатньо знаннями іноземного права, йому слід керуватися положеннями ст. 8 Закону України «Про міжнародне приватне право», де передбачено, що особи, які беруть участь у справі, самі мають право подавати документи, які підтверджують зміст норми права іноземної держави, і що з метою встановлення змісту норми права іноземної держави можна звертатися до Міністерства юстиції України чи інших компетентних органів та установ в Україні чи за кордоном або залучати експертів. Такими експертами можуть бути, наприклад, фахівці спеціалізованих об’єднань адвокатів з іноземних справ, науковці з проблем іноземного права. У разі, якщо зміст норми права іноземної держави в розумні строки не встановлений, незважаючи на вжиті для цього заходи, застосовується право України.   При оформленні ДДЗ з урахуванням вимог іноземного права нотаріуси повинні мати на увазі, що більшість із цих документів вирізняються своєрідністю за назвою, формою та юридичним змістом у порівнянні з документами, прийнятими в правовому обігу України (наприклад, Retainer, в якому фіксуються умови про оплату праці адвокатів чи генеалогістів у майновій справі, чи Direction, що містить інструкції стосовно переказу активів до банківської установи України). Однак, це не повинно бути підставою для відмови в оформленні такого документа. При правовій кваліфікації таких документів нотаріуси повинні брати до уваги п. 2 ст. 7 Закону України «Про міжнародне приватне право», де зазначено, що в разі, якщо норми і поняття не відомі праву України або відомі під іншою назвою або з іншим змістом і не можуть бути визначені шляхом тлумачення правом України, то при їхній кваліфікації також враховується право іноземної держави. Всі нотаріальні ДДЗ, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, друкуються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боків цих бланків. ДДЗ, виготовлені не на спеціальних бланках, не є чинними. ДДЗ викладаються українською мовою. За проханням зацікавлених осіб може бути оформлений переклад документа на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. Переклад може зробити і засвідчити його вірність сам нотаріус, якщо він володіє відповідною мовою. Переклад документа може зробити також перекладач, який документально підтвердив свою кваліфікацію. Переклад може оформлюватися двома способами: на окремому аркуші або на аркуші, розділеному вертикальною лінією на дві частини. У першому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису відомого нотаріусу перекладача. Переклад, зроблений на окремому аркуші, підшивається знизу до документа й скріплюється підписом та печаткою нотаріуса поряд з відміткою про кількість зшитих листів. У другому випадку на аркуші зліва вміщується текст документа українською мовою, а переклад – праворуч. Під українським та іноземним текстами вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення документа або про засвідчення справжності підпису на ньому. Одночасно в посвідчувальному написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису відомого нотаріусу перекладача. При оформлені ДДЗ нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їхнього складення та підписання. Зокрема, в текстах таких документів, окрім прізвища, імені та по батькові, які мають бути записані у повній відповідності до документа, що посвідчує особу, може також бути зазначено, за яким прізвищем та ім'ям фігурант документа відомий в іноземній державі. Наприклад, Петренко Іван Васильович, відомий також як Джон Петренко. Але у посвідчувальному написі нотаріуса завжди повинні фігурувати дані згідно з документом, що посвідчує особу. Якщо в тексті документа повне ім'я починається з імені та по батькові, наприклад, Іван Васильович Петренко, то у такій самій послідовності воно повинно бути викладено у посвідчувальному написі нотаріуса, і таким же чином повинен бути вчинений підпис під текстом документа. У разі, коли документ викладено двома мовами, тобто з паралельним українським та іноземним текстами, один підпис у зазначеному вище порядку має стояти під обома текстами по ширині аркуша.  Серед ДДЗ слід розрізняти документи, на яких вчиняються посвідчувальні написи, зокрема, при посвідченні довіреностей, засвідченні справжності підпису на документах, вірності копій документів, перекладу документів з однієї мови на іншу, і документи, які видаються лише за підписом та печаткою нотаріуса, зокрема, свідоцтва про право на спадщину, свідоцтва про посвідчення факту, що фізична особа є живою. При вчиненні конкретної нотаріальної дії щодо ДДЗ слід керуватися наступним загальним підходом: якщо фізична чи юридична особи надають документом визначеній особі певних повноважень діяти за кордоном, то такий документ треба посвідчувати. Якщо документом не надаються повноваження, а в ньому констатуються факт (факти) або подія (події) чи про щось проголошується, то засвідчується справжність (автентичність) підпису. При цьому слід розуміти, що нотаріус, вчиняючи таку нотаріальну дію, не підтверджує викладених у документі фактів (подій) чи достовірність заяви, а лише засвідчує, що документ підписаний певною особою. Найпоширенішим ДДЗ, який посвідчується, є довіреність (повноваження) для дії за кордоном (Power of Attorney, Authority – англ., Procuration – фр., Vollmacht – нім., Poder Especial – icп.). Такого роду документ може передбачати дуже розгалужене коло повноважень (генеральна довіреність), коли, наприклад, у закордонній спадковій справі вирішується питання про спадкування нерухомості, або мати одне чи кілька конкретних повноважень (спеціальна довіреність), пов'язаних з розслідуванням за кордоном, наприклад, певної майнової справи чи справи, яка випливає зі шлюбно-сімейних відносин. Довіреності для дії за кордоном можуть містити положення про повноваження, які невідомі законодавству України. Але це не повинно слугувати підставою для відмови у засвідченні довіреності, якщо ці повноваження не суперечать законодавству України. Іноді вимагається (канадська провінція Квебек), аби довіреність, яка передбачає певні дії щодо нерухомого майна, була підписана не тільки довірителем, але й дружиною. Хоча дружина в тексті документа не фігурує, дані про неї разом з даними про довірителя повинні позначатися в посвідчувальному написі нотаріуса. У тексті довіреності для дії за кордоном необхідно вказувати місце і дату її складення (підписання), прізвища, імена, по батькові згідно з паспортом або іншим передбаченим законом документом, що посвідчує особу (повне найменування юридичної особи згідно з її установчими документами), місце проживання (місцезнаходження юридичної особи) представника і особи, яку представляють, а за необхідних випадків – і посаду, яку вони займають. Для деяких країн, наприклад, Франції, у довіреності, крім звичайних реквізитів довірителя, іноді можуть вимагатися додаткові дані про нього – дата та місце народження, професія. При посвідченні довіреностей за участі іноземних громадян зазначаються також їхнє громадянство, адреса постійного проживання за межами України, а при посвідченні довіреностей за участі іноземних юридичних осіб – місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу. Довіреність для дії за кордоном, яка не містить вказівок про строк її чинності, зберігає силу до її скасування особою, яка видала довіреність, про що може бути зазначено в тексті довіреності. Дата складення такої довіреності може визначатися на початку або в кінці її тексту. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною. Довіреності для дії за кордоном, як правило, містять положення про передоручення. Строк дії довіреності, виданої за передорученням, не може перевищувати строку дії основної довіреності. За заявою особи, яка видає довіреність для дії за кордоном, довіреність може бути зареєстрована в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до вимог Положення про Єдиний реєстр довіреностей, про що нотаріусом зазначається в тексті довіреності. Довіреність для дії за кордоном посвідчується в двох примірниках. Кожний з них вноситься до реєстру для реєстрації нотаріальних дій під самостійним номером і оплачується окремо. Один примірник видається особі (особам), від імені якої оформлена довіреність, а другий залишається у нотаріуса. За проханням зацікавлених осіб нотаріус за окрему плату може виготовити і видати їм копію довіреності. Різновидів ДДЗ, на яких засвідчується нотаріусом справжність підпису, дуже багато. Вони мають різні назви, що змушують нотаріусів нерідко серйозно замислюватися над тим, чи слід оформлювати незвичний документ. Як вже підкреслювалося вище, при виникненні такого роду проблем нотаріуси повинні керуватися п. 2 ст. 7 Закону України «Про міжнародне приватне право» і не відмовляти в нотаріальній дії. До такого роду документів, наприклад, в англо-американській системі права, належать афідевіти (Affidavit) – письмові урочисті заяви конкретних осіб (претендентів на спадщину, свідків, державних службовців, фахівців у галузі права тощо) про наявність або відсутність певних фактів (подій), які мають юридичне значення у конкретній справі. Найпоширенішими серед них є окремі або спільні урочисті заяви зацікавлених та незацікавлених осіб (свідків) про родовід тієї чи іншої сім’ї в зв'язку зі спадковими справами. В США, Канаді такі документи іноді називають актами свідчень (Act of Testimonial Dеposition, Act of Testimony), в Австралії – деклараціями (Dеclaration of Kinship, Statutory Dеclaration, Dеclaration of Identity). Схожі документи про родовід відомі також іншим правовим системам. У Франції вони носять назву декларацій (Dеclaration), у ФРН – клопотань про видачу свідоцтва про право на спадщину (Erbsсheinsantrag). Іноді нотаріусам доводиться засвідчувати справжність підпису на такому своєрідному документі, як звільнююча розписка (Release), якою спадкоємець звільняє опікунів спадщини від усіх позовів, претензій і вимог, що можуть виникнути в процесі чи після її адміністрування та розподілу. Згідно з вимогами юридичних установ деяких країн до письмових урочистих заяв повинні долучатися на підтвердження викладених у цих заявах фактів різні документальні докази (листи, конверти від листів, фотографії, вітальні листівки, ліцензії від речових пакунків, квитанції грошових переказів, оригінали й копії свідоцтв органів РАЦС, свідоцтва про право на спадщину для дії за кордоном, довідки з місця проживання тощо). Варто підкреслити, що законодавство переважної більшості зарубіжних країн не забороняє засвідчувати справжність підпису на будь-якому документі, що може мати правове значення. В принципі аналогічна ситуація і в Україні, але чинне законодавство України в цьому питанні вдається до певних застережень. Так, у ст. 78 Закону України „Про нотаріат” підкреслюється, що нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить закону, й які не мають характеру угод та не містять відомостей, що принижують честь і гідність людини. Посвідчувальні написи на ДДЗ, складених з урахуванням вимог іноземного права, вчиняються за формами, передбаченими чинним законодавством для різних правових ситуацій (додаток № 25 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Мін’юстом України 22.12.2010). На відміну від порядку, чинного до затвердження цих Правил, коли при оформлені ДДЗ застосовувалися спеціальні форми посвідчувальних написів, зараз розмежування форм посвідчувальних написів в Правилах немає, тобто вони однакові для документів як внутрішнього, так і зовнішнього призначення, за виключенням Форми № 68 (про засвідчення справжності підпису на афідевіті з додатками). В поясненні до деяких Форм (№№ 64–67, 69, 71) є примітка, що за цією Формою також вчиняється посвідчувальний напис при засвідченні справжності підпису фізичної особи на афідевіті та інших подібних йому документах.   У деяких випадках при нотаріальному оформленні ДДЗ передбачені українським законодавством Форми посвідчувальних написів не застосовуються. Це стосується, наприклад, такого притаманного англо-американській правовій системі документу, як ДІД (одностороння угода про відчуження нерухомості). Цей документ виготовляється за кордоном на спеціальному бланку і викладається англійською мовою. Особа, від імені якої оформлюється ДІД, розписується в позначеному на бланку місці в присутності нотаріуса. Останній ставить поруч підпис та відбиток своєї печатки. До ДІДа додається і скріплюється з ним його повний переклад на українську мову. На перекладі розписується зацікавлена особа і вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса, аналогічний тому, який застосовується при посвідченні довіреності. Тільки замість слова "довіреність" у тексті посвідчувального напису вживається слово "документ". Такий порядок оформлення іноді застосовується до формулярів у закордонних пенсійних справах, розписок на підтвердження отримання грошових сум, звільнюючих розписок тощо. Що стосується ДДЗ, які не посвідчуються, а видаються нотаріусом лише за його підписом та печаткою, то в додатку № 25 до Правил тільки дві Форми (№№ 16–17) – свідоцтва про право на спадщину за законом і свідоцтва про право на спадщину за заповітом, які безпосередньо вказують на те, що ці свідоцтва видаються для підтвердження права на спадщину, яка відкрилася за кордоном. При оформлені таких свідоцтв нотаріуси повинні роз’яснювати спадкоємцям, що за видачу такого документа необхідно сплатити державне мито в розмірі двох неоподатковуваних мінімумів відповідно до підпункту „ж”, пункту 3, ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів України “Про державне мито”, а також про чинні пільги щодо сплати цього мита (ст. 4. Декрету).  Що ж до свідоцтва про посвідчення факту, що фізична особо є живою, то цей документ також використовується за кордоном, в основному в пенсійних справах. Спеціальної форми для нього не передбачено. Стосовно його можливої закордонної спрямованость свідчить лише примітка до Форми № 22: за проханням особи, який видається цей документ, в тексті може бути зазначено громадянство. Але практиці відомо безліч випадків, коли зарубіжні пенсійні органи вимагають, аби в такому документі було вказано не тільки громадянство, але й рік, місце народження, сімейний стан тощо. Це також повинні враховувати нотаріуси при вчиненні відповідної нотаріальної дії. Нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру оформлення ДДЗ. Тексти документів мають викладатися зрозуміло, чітко, грамотно і мати престижний вигляд. Документи та їхні переклади необхідно друкувати, не допускається написання тексту від руки. Посвідчувальний напис також повинен бути надрукований і може бути розміщений як на лицьовому боці документа, так і на його звороті. При вчиненні посвідчувального напису необхідно повністю вказувати прізвище та ім'я по батькові нотаріуса й точно його посаду у суворій відповідності до відбитка печатки, не допускаючи скорочень. Відбиток печатки має проставлялися на вільному місці під посвідчувальним написом, не торкаючись його тексту й підпису нотаріуса. У документах не повинно бути підчисток, виправлень, приписок, закреслених слів, незастережених виправлень, прочерків, незаповнених до кінця рядків та інших вільних місць. Документи не дозволяється згинати, вносити додаткові відомості, а також проставляти на них мастичні штампи. Зшивати документи треба міцною ниткою білого або червоного кольорів. Аркуші документа повинні бути пронумеровані, скріплені підписом нотаріуса і його печаткою. Прізвища осіб в тексті документа бажано виділяти великими літерами. В процесі виконання своїх безпосередніх професійних обов'язків нотаріуси повинні проводити і роз'яснювальну роботу в формі консультацій правового характеру, аби юридична необізнаність зацікавлених осіб не могла бути використана їм на шкоду. При нотаріальному оформленні будь-якого ДДЗ нотаріуси мусять проконсультувати зацікавлених осіб, чи потрібна у подальшому легалізація конкретного документа, і керуватися у даному випадку таким принципом: якщо Україна має з певною країною договір про правову допомогу, то легалізація документа, як правило, не потрібна. В інших випадках документ потребує подальшого дооформлення, аби мати юридичну чинність у державі, до якої надсилається. В зв’язку з цим нотаріуси повинні добре знати наявний в Україні порядок консульської легалізації і проставлення апостилю згідно з Гаазькою Конвенцією від 05.10.1961, яка набула чинності для України з 22.12.2003 (спільний Наказ  МЗС України, Міністерства освіти і науки України,  МЮ України "Про затвердження Правил проставлення апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав" від 05.12.2003 та Наказ МЮ України "Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостилю" від 18.12.2003). Ще нотаріуси повинні повідомляти громадян України, що оформити певні нотаріальні документи вони також можуть, перебуваючи за кордоном, і що вчинення нотаріальних дій за кордоном покладено на консульські установи України, а у випадках, передбачених чинним законодавством, – на дипломатичні представництва України (Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних та консульських установах України, затверджене спільним Наказом МЮ України і МЗС України від 27.12.2004). Що стосується оформлення довіреностей для дії за кордоном у спадкових справах, то нотаріуси мають роз’яснювати довірителям, що оскільки врегулювання таких справ у зарубіжних юридичних інстанціях потребує, як правило, значного часу, то бажано не обмежувати чинність довіреності певним строком, і що така довіреність згідно з п. 147 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України буде чинною до того часу, доки вони її не скасують. У разі звернення громадян, підприємств, установ та організації з питань захисту їхніх прав та законних інтересів за кордоном нотаріуси повинні роз'яснювати заявникам, що вони вправі звернутися по правову допомогу до спеціалізованих адвокатських об'єднань з іноземних справ, що зареєстровані як такі Міністерством юстиції України. Ці адвокатські об'єднання, приймаючи до свого провадження справи з іноземним елементом і готуючи для нотаріального оформлення ДДЗ, можуть у кожному конкретному випадку надавати нотаріусам свій висновок з питання встановлення змісту норм  іноземного права, а також долучати переклад ДДЗ, що підлягають нотаріальному оформленню.